ทำไมคุณต้องใช้ ?
Asset Management
คุณนับทรัพย์สิน ครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่? ทุกบริษัทหรือองค์กรต่าง ๆ จะมีอุปกรณ์ ทรัพย์สินที่จัดซื้อมา เพื่อใช้ในการทำงานของพนักงานในออฟฟิศ งานฝ่ายผลิต และแผนกอื่น ๆ ทรัพย์สินเหล่านี้จะกระจายอยู่ ในส่วนแผนกต่าง ๆ หรือ เป็นกรรมสิทธิ์ชั่วคราวของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็น Computer, โทรศัพท์, โต๊ะ, เก้าอี้ ฯลฯ ซึ่งในแต่ละปีจะมีการตรวจสอบทรัพย์สินเหล่านั้น ว่ายังคงอยู่ และอยู่ในสภาพพร้อมใช้งานหรือไม่ ดังนั้น เพื่อลดเวลา เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ในการตรวจสอบทรัพย์สินจำนวนมากนั้น จะต้องมีโปรแกรมนับทรัพย์สิน และอุปกรณ์บาร์โค้ดเข้ามาช่วย
การตรวจนับทรัพย์สินนั้น เพื่อตรวจสอบการมีอยู่ของทรัพย์สิน ในสถานะต่างๆ เช่น เสีย, ส่งซ่อม, รอซ่อม, ใช้งานได้ สถานที่อยู่ของทรัพย์สิน ปัจจุบันผู้ครอบครองทรัพย์สิน และรวมถึงคำนวณค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สินนั้น
ค่าเสื่อมของทรัพย์สินเพื่อที่บริษัทจะได้บริหารจัดการทรัพย์สินต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
และนอกจากนี้ บริษัทก็ยังสามารถทราบทราบถึยี่ห้อของทรัพย์สินที่ควรจะซื้อต่อไปในอนาคตได้
การทำงานของระบบ Asset Management
Receiving
เมื่อมีการซื้อทรัพย์สินใหม่เข้ามาต้องผ่านระบบบัญชี เพื่อบันทึกรายการทรัพย์สิน การสร้างรหัสทรัพย์สินระบุตัวตนด้วยบาร์โค้ด หรือ RFID ติดกับทรัพย์สินนั้น เพื่อสะดวกในนับทรัพย์สินประจำปี โดยการใช้ Reader ในการสแกน ในกรณีที่เป็น บาร์โค้ด จะนิยมใช้เป็น QR Code ในปัจจุบันเพื่อให้สติกเกอร์มีขนาดเล็ก และตัวสติกเกอร์ที่จะใช้ต้องเลือกที่มีความคงทนเช่น พลาสติก อลูมิเนียม เป็นต้น
ติดบาร์โค้ด หรือ RFID ที่ทรัพย์สิน
จะใช้เป็น Soft TAG เพื่อติดทรัพย์สินที่ไม่ใช่วัสดุโลหะ หรือจะใช้เป็น Hard TAG สำหรับพื้นผิวที่เป็นโลหะ หรือน้ำ หรือต้องการความคงทน เช่น ใช้กลางแจ้ง
Asset Management System
ต้องนำข้อมูล หรือ Database ทรัพย์สินค้าเข้าระบบ
- สร้างข้อมูลทรัพย์สิน ระบบสามารถสร้างหมายเลขทรัพย์สิน, โครงการที่สั่งซื้อ (Project No.), หมายเลขการสั่งซื้อ (PO), ยี่ห้อ, รุ่น, แผนกที่ครอบครอง, สาขา, Serial No, ระยะเวลารับประกัน เป็นต้น โดยระบบสามารถสร้างเองจากตัวระบบ หรือทำการเชื่อมโยงข้อมูลจาก ระบบ ERP ของลูกค้าเอง เช่น SAP, Oracle, Dynamix AX เป็นต้น
- การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้
Counting
- ระบบจะนิยมใช้เป็นแบบ Offline เนื่องจากพิ้นที่ในการตรวจสอบอาจจะไม่มีสัญญาณ Wi Fi แต่ถ้าใช้เป็นระบบมือถือก็สามารถ ใช้แบบ Online ได้โดยระบบการตรวจนับ
สามารถช่วยกันตรวจนับได้ โดยแยกพื้นที่ในการตรวจ แต่ถ้าเป็นระบบ Online สามารถตรวจนับในพื้นที่เดียวกันได้
การตรวจนับ จะแสดงข้อมูลรายละเอียดของทรัพย์สินต่างๆ ในกรณีที่ตรวจไม่พบก็จะแสดงทรัพย์สิน ที่ตรวจไม่พบหรือทรัพย์สินที่อยู่ผิดสถานที่ได้ และยังสามารถแจ้งสถานะของทรัพย์สินได้ ระบบยังมีทำการสรุปข้อมูลของทรัพย์สินที่ตรวจนับแล้ว เพื่อเป็นรายงานหรือส่งไปยัง ERP
- ระบบบาร์โค้ด หรือ RFID สามารถนำ Software Fixed Asset ลงบน Mobile Computer เพื่อการตรวจนับและประมวลผล แบบ Real time
Asset Management System
- การย้ายทรัพย์สิน
- การแจ้งซ่อมทรัพย์สินที่เสีย
การจัดการเรื่องการซ่อมทรัพย์สิน ระบบสามารถจัดการเรื่องการแจ้งซ่อมทรัพย์สิน และติดตามการซ่อมของทรัพย์สินได้และยังสามารถระบุหน่วยงานหรือร้านที่นำไปซ่อมได้ พร้อมทั้งราคาที่ซ่อม
ระบบจะเก็บข้อมูลในการซ่อมของทรัพย์สินนั้นไว้ เพื่อในการตัดสินใจในกรณีที่มีการเสียว่า จะดำเนินการซ่อมหรือจัดซื้อใหม่จะประหยัดค่าใช้จ่ายมากกว่า นอกจากนี้เรายังสามารถดูว่าทรัพย์สินใดที่ใกล้หมดประกัน เพื่อตรวจสอบสถานะของทรัพย์สินนั้น
- การตัดทรัพย์สินออกจากระบบ
- การคำนวณค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สิน
ค่าเสื่อมทรัพย์สินราคา = (ราคาทุนที่จัดซื้อมา-มูลค่าซาก) / อายุการใช้งาน
ราคาทุน คือ ราคาที่จัดซื้อทรัพย์สินมารวมการค่าต่างๆที่จะให้ทรัพย์สินนั้นใช้งานได้
มูลค่าซาก คือ มูลค่าทรัพย์สินคงเหลือเมื่อหมดอายุการใช้งานหรือเลิกใช้งาน จะต้องประเมินตามความเป็นจริง กับธุรกิจของบริษัท
ระบบมีการคิดเป็นวิธีเส้นตรง โดยคำนวณจากการนำราคาทุนของทรัพย์สินหักด้วยมูลค่าซาก นำมาหารด้วยอายุการใช้งาน จะทำให้ค่าเสื่อมมีราคาเท่ากันทุกปี
หรือถ้าจะคิดแบบอื่น ๆ ระบบจะเป็นการแก้ไขตามความต้องการของลูกค้า
Report
- Export File เป็น Excel หรือ PDF และการเชื่อมต่อไปยังระบบอื่นๆ (Interface) ในกรณีที่ต้องเชื่อมกับระบบ ERP ในส่วนการรับข้อมูล รหัสทรัพย์สิน เข้ามายังระบบ การส่งข้อมูลการนับทรัพย์สินออกไปยังระบบ ERP โดยผ่าน Flatfile, CSV, Excel, API
