คุณนับทรัพย์สิน ครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่?ทุกบริษัทหรือองค์กรต่างๆ จะมีอุปกรณ์ ทรัพย์สินที่จัดซื้อมา เพื่อใช้ในการทำงานของพนักงานในออฟฟิศ ,งานฝ่ายผลิต และแผนกอื่นๆทรัพย์สินเหล่านี้จะกระจายอยู่ ในส่วนแผนกต่าง ๆ หรือ เป็นกรรมสิทธิ์ชั่วคราวของพนักงาน ไม่ว่า จะเป็น Computer , โทรศัพท์, โต๊ะ, เก้าอี้ ฯลฯ ซึ่งในแต่ละปีจะมีการตรวจสอบทรัพย์สินเหล่านั้น ว่ายังคงอยู่ และอยู่ในสภาพพร้อมใช้งานหรือไม่ ดังนั้น เพื่อลดเวลา เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ในการตรวจสอบทรัพย์สินจำนวนมากนั้น จะต้องมี โปรแกรมนับทรัพย์สิน และ อุปกรณ์บาร์โค้ด เข้ามาช่วย

การตรวจนับทรัพย์สินนั้น  เพื่อตรวจสอบการมีอยู่ของทรัพย์สิน ในสถานะต่างๆ เช่น เสีย, ส่งซ่อม, รอซ่อม, ใช้งานได้  สถานที่อยู่ของทรัพย์สิน ปัจจุบัน, ผู้ครอบครองทรัพย์สิน และรวมถึงคำนวณค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สินนั้น

ค่าเสื่อมของทรัพย์สิน เพื่อที่บริษัทจะได้ บริหารจัดการทรัพย์สินต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด และนอกจากนี้ บริษัทก็ยังสามารถทราบทราบถึง ยี่ห้อ ของทรัพย์สิน ที่ควรจะซื้อต่อไปในอนาคตได้

การทำงานของระบบ บริหารจัดการทรัพย์สิน AMS (Asset Management System)

• Receiving เมื่อมีการซื้อทรัพย์สินใหม่เข้ามา ต้องผ่านระบบบัญชี เพื่อบันทึกรายการทรัพย์สิน

การสร้างรหัสทรัพย์สิน ระบุตัวตนด้วยบาร์โค้ด หรือ RFID ติดกับทรัพย์สินนั้น เพื่อสะดวกในนับทรัพย์สินประจำปี โดยการใช้ Reader ในการสแกน

ในกรณีที่เป็น บาร์โค้ด จะนิยมใช้เป็น QR Code ในปัจจุบัน เพื่อให้ สติกเกอร์ มีขนาดเล็ก และตัวสติกเกอร์ที่จะใช้ต้องเลือกที่มีความคงทนเช่น พวกพลาสติก ,อลูมิเนียม เป็นต้น

• ในกรณีที่เป็น RFID จะใช้เป็น Soft TAG เพื่อติดทรัพย์สินที่ไม่ใช่วัสดุโลหะ หรือจะใช้เป็น Hard TAG สำหรับพื้นผิวที่เป็นโลหะ หรือน้ำ หรือต้องการความคงทน เช่นใช้กลางแจ้ง
• โปรแกรมการตรวจนับทรัพย์สิน ต้องนำข้อมูล หรือ Database ทรัพย์สินค้าเข้าระบบ

+สร้างข้อมูลทรัพย์สิน ระบบสามารถสร้างหมายเลขทรัพย์สิน, โครงการที่สั่งซื้อ(Project No.), หมายเลขการสั่งซื้อ (PO), ยี่ห้อ, รุ่น, แผนกที่ครอบครอง, สาขา, Serial No, ระยะเวลารับประกัน เป็นต้น

โดยระบบสามารถสร้างเองจากตัวระบบ หรือทำการ เชื่อมโยงข้อมูลจาก ระบบ ERP ของลูกค้าเอง  เช่น SAP, Oracle, Dynamix AX เป็นต้น

+การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้

• การตรวจนับทรัพย์สิน
  + ระบบจะนิยมใช้เป็นแบบ Offline เนื่องจากพิ้นที่ในการตรวจสอบอาจจะไม่มีสัญญาณ Wi Fi แต่ถ้าใช้เป็นระบบมือถือก็สามารถ ใช้แบบ online ได้โดยระบบการตรวจนับ

สามารถช่วยกันตรวจนับได้ โดยแยกพื้นที่ในการตรวจ แต่ถ้าเป็นระบบ online สามารถตรวจนับในพื้นที่เดียวกันได้

การตรวจนับ จะแสดงข้อมูล รายละเอียดของทรัพย์สิน  ต่างๆ  ในกรณีที่ตรวจไม่พบก็จะแสดงทรัพย์สิน ที่ตรวจไม่พบ หรือ ทรัพย์สิน ที่อยู่ผิดสถานที่ได้ และ ยังสามารถ แจ้งสถานะ

ของทรัพย์สินได้ ระบบยังมีทำการสรุปข้อมูลของทรัพย์สินที่ตรวจนับแล้ว เพื่อเป็นรายงาน หรือส่งไปยัง ERP ได้

+ระบบบาร์โค้ด หรือ RFID สามารถนำ Software Fixed Asset ลงบน Mobile Computer เพื่อการตรวจนับและประมวลผล แบบ Real time

• โปรแกรมการตรวจนับทรัพย์สิน สามารถทำรายการได้ดังนี้

+ การย้ายทรัพย์สิน

+ การแจ้งซ่อมทรัพย์สินที่เสีย

การจัดการเรื่องการซ่อมทรัพย์สิน ระบบสามารถ จัดการเรื่องการแจ้งซ่อมทรัพย์สิน และติดตามการซ่อมของทรัพย์สินได้และยังสามารถระบุ หน่วยงานหรือร้านที่นำไปซ่อมได้ พร้อมทั้งราคาที่ซ่อม ระบบจะเก็บข้อมูลในการซ่อมของทรัพย์สินนั้นไว้ เพื่อในการตัดสินใจ ในกรณีที่มีการเสีย ว่าจะซ่อม หรือจัดซื้อใหม่จะประหยัดค่าใช้จ่ายมากกว่า นอกจากนี้เรายังสามารถดูว่าทรัพย์สินใดที่ใกล้หมดประกัน เพื่อตรวจสอบสถานะของทรัพย์สินนั้น

+ การตัดทรัพย์สินออกจากระบบ

+ การคำนวณค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สิน

ค่าเสื่อมทรัพย์สินราคา  = (ราคาทุนที่จัดซื้อมา-มูลค่าซาก)/อายุการใช้งาน

ราคาทุน คือ ราคาที่จัดซื้อทรัพย์สินมารวมการค่าต่างๆที่จะให้ทรัพย์สินนั้นใช้งานได้

มูลค่าซาก คือ มูลค่าทรัพย์สินคงเหลือเมื่อหมดอายุการใช้งานหรือเลิกใช้งาน จะต้องประเมินตามความเป็นจริง กับธุรกิจของบริษัท

ระบบมีการคิดเป็นวิธีเส้นตรง โดยคำนวณจากการนำราคาทุนของทรัพย์สินหักด้วยมูลค่าซาก นำมาหารด้วยอายุการใช้งาน จะทำให้ค่าเสื่อมมีราคาเท่ากันทุกปี

หรือถ้าจะคิดแบบอื่นๆ ระบบ จะเป็นการแก้ไขตามความต้องการของลูกค้า

 

• รายงานผลการตรวจนับ

+ Export File เป็น Excel หรือ PDF

+ การเชื่อมต่อไปยังระบบอื่นๆ (Interface) ในกรณีที่ต้องเชื่อมกับระบบ ERP ในส่วนการรับข้อมูล รหัสทรัพย์สิน  เข้ามายังระบบ การส่งข้อมูลการนับทรัพย์สิน

ออกไปยังระบบ ERP  โดยผ่าน  Flatfile ,CSV ,Excel ,API

การจัดการเรื่องการซ่อมทรัพย์สิน

ระบบสามารถ จัดการเรื่องการแจ้งซ่อมทรัพย์สิน และติดตามการซ่อมของทรัพย์สินได้

และยังสามารถระบุ หน่วยงานหรือร้านที่นำไปซ่อมได้ พร้อมทั้งราคาที่ซ่อม

ระบบจะเก็บข้อมูลในการซ่อมของทรัพย์สินนั้นไว้ เพื่อในการตัดสินใจ ในกรณีที่มีการเสีย ว่าจะซ่อม หรือจัดซื้อใหม่จะประหยัดค่าใช้จ่ายมากกว่า

นอกจากนี้เรายังสามารถดูว่าทรัพย์สินใดที่ใกล้หมดประกัน เพื่อตรวจสอบสถานะของทรัพย์สินนั้น